Automatisierungen: Nachrichten, die sich selbst verschicken

Eine Automatisierung startet für jeden Gast, bei dem ihr Auslöser eintritt, einen eigenen Durchlauf. Auslöser sind Ereignisse — „Neuer Gast angelegt", „Reservierung eingegangen", „Reservierung bestätigt", „Reservierung storniert", „Gast nicht erschienen", „Besuch abgeschlossen" und „Newsletter-Anmeldung bestätigt" — oder zeitgesteuert: „Geburtstag", „Zeitplan" (täglich, wöchentlich oder monatlich für die Mitglieder einer Liste) und „Längere Zeit kein Besuch". Zeitgesteuerte Auslöser laufen einmal täglich zur eingestellten Uhrzeit in der Zeitzone des Betriebs. Mit „Nur bestimmte Gäste" grenzen Sie jeden Auslöser zusätzlich ein, etwa auf VIP-Gäste oder Reservierungen ab sechs Personen.

Die Schritte: „E-Mail senden" und „SMS senden" verschicken eine Vorlage, bei E-Mail auf Wunsch mit eigenem Betreff und Vorschautext. „Warten" pausiert Minuten, Stunden oder Tage, höchstens 365 Tage. „Wenn / Sonst" prüft eine Bedingung in dem Moment, in dem der Gast den Schritt erreicht — nach einer Wartezeit also mit dem dann aktuellen Stand, etwa ob die letzte Nachricht dieses Ablaufs geöffnet wurde — und verzweigt in „Wenn ja" und „Sonst". Geöffnet oder geklickt lässt sich nur sagen, wo gemessen werden darf (Öffnungen nur bei E-Mails); ohne Messung trifft weder „ja" noch „nein" zu, und der Gast nimmt den Zweig „Sonst". Die Vorlage „Wir vermissen Sie" schickt ihre Erinnerung „falls ungeöffnet" deshalb nur Gästen, bei denen gemessen wird. „Daten abrufen" lädt Datum, Uhrzeit, Personen und Bereich einer Reservierung für die Platzhalter der folgenden Nachrichten. „Tag hinzufügen" und „Tag entfernen" ändern die Tags des Gastes, „Ablauf beenden" schließt den Durchlauf ab. Ein Ablauf hat höchstens 60 Schritte, ein Betrieb höchstens 100 Automatisierungen.

Auch Automatisierungen sind Werbung: Jede Nachricht geht nur an Gäste mit Einwilligung für den Kanal und nicht an gesperrte Adressen. Eine Automatisierung, die nur verschickt, nimmt deshalb nur Gäste auf, die über einen ihrer Kanäle erreichbar sind. Setzt sie Tags, nimmt sie alle passenden Gäste auf — und zum Speichern und Aktivieren braucht es dann das Schreibrecht für Gäste.

Speichern und Veröffentlichen sind zwei Dinge. „Speichern" sichert den Arbeitsstand; wirksam ist die Version, die beim Aktivieren eingefroren wurde. Ändern Sie eine aktive Automatisierung, erscheint „Änderungen noch nicht veröffentlicht": Neue Durchläufe starten weiter mit der aktiven Version, bis Sie „Änderungen veröffentlichen" wählen. Gäste, die schon unterwegs sind, beenden ihren Ablauf mit der Version, mit der sie begonnen haben. Name, Beschreibung und Wiedereintritt gelten sofort nach dem Speichern.

„Pausieren" stoppt neue Starts; laufende Durchläufe warten an ihrer Stelle und gehen spätestens zehn Minuten nach „Fortsetzen" weiter. Pausieren geht auch über den Schalter in der Liste „Automatisierungen"; „Fortsetzen" fragt dort wie im Editor vorher nach, weil danach wieder echte Nachrichten hinausgehen. „Automatisierung löschen" bricht laufende Durchläufe ab, noch nicht versendete Nachrichten gehen nicht mehr hinaus; bereits versendete bleiben im Versandprotokoll der Gäste.

Der „Wiedereintritt" legt fest, wie oft derselbe Gast starten darf: „Jeder Gast nur einmal", „Erneut nach einer Mindestpause" (in Tagen) oder „Bei jedem Auslöser erneut". Dasselbe Ereignis startet für denselben Gast nie zwei Durchläufe. Scheitert ein Schritt, wird er bis zu fünfmal wiederholt; danach steht der Durchlauf als fehlgeschlagen in „Letzte Durchläufe". Dort steht immer ein fester Satz wie „Technischer Fehler – nach mehreren Versuchen abgebrochen." oder „Gast nicht mehr vorhanden", nie eine technische Rohmeldung.