E-Mail-Vorlagen gestalten

Eine Vorlage wird aus Blöcken zusammengesetzt: Header mit Logo, Überschrift, Text, Bild, Button, Reservierungsdetails, Liste, Ankündigung, Rabattcode, Google Maps, Trennlinie, Abstand, Footer und Grid. Ein Grid enthält bis zu sechs Zeilen mit jeweils ein bis drei Spalten. Logo, Farben und Standardschriften kommen aus Ihren Markeneinstellungen.

In beiden E-Mail-Editoren steht links direkt über „Block hinzufügen“ das „E-Mail Layout“. Dort ändern Sie Seitenhintergrund, Kartenhintergrund, Außen- und Innenabstände, Rahmen, Ecken und Standardschriften dieser Vorlage. Bei Reservierungsvorlagen gelten diese Werte für die gewählte Sprache; die Restaurantmarke selbst wird dadurch nicht verändert. Die Leinwand, die Vorschau und der Versand verwenden dieselbe Gestaltung.

Vierseitige Werte sind zunächst verknüpft: Ändern Sie eine Seite, ändern sich alle vier. Über das Schloss wechseln Sie zu einzelnen Seiten. Vorhandene unterschiedliche Werte bleiben erhalten und starten unverknüpft. Nach erneutem Verknüpfen gleicht die nächste Eingabe alle Seiten an.

„Custom HTML“ fügt einen eigenen Abschnitt hinzu. E-Mail-Tabellen, Bilder, Links, Inline-Stile und Platzhalter sind erlaubt; Skripte, eingebettete Inhalte, Ereignishandler und unsichere Links werden vor Vorschau und Versand entfernt. Bilder wählen Sie aus der Mediathek; ein optionaler Link beim Klick auf das Bild führt zum gewünschten Ziel.

Die linke Blockliste zeigt die Reihenfolge. Am Griff lassen sich Blöcke verschieben; über das Auge werden sie aus- oder eingeblendet. Entfernen verlangt zwei Bestätigungen im Dialog, auch für Grid-Zeilen und -Spalten. Abbrechen lässt den Inhalt unverändert. Erst Speichern übernimmt den Entwurf für den Versand.

Platzhalter in geschweiften Doppelklammern werden beim Versand ersetzt. Die wichtigsten: {{guestName}}, {{date}}, {{time}}, {{guestCount}}, {{areaName}}, {{notes}}, {{restaurantName}}, {{restaurantAddress}}, {{restaurantPhone}}, {{confirmationLink}}, {{cancellationLink}} und {{reviewLink}}. Interne Tischzuweisungen werden in Gastmails nicht angezeigt. Ein Platzhalter, den es nicht gibt, bleibt unverändert stehen — das ist der schnellste Weg, einen Tippfehler zu bemerken.

Versandzeitpunkte stehen nicht mehr an der Vorlage. Sie werden im ersten Reiter „Gästebenachrichtigungen" als eigene Regeln gepflegt. Dadurch kann dieselbe Vorlage in mehreren Erinnerungen und bei anderen Ereignissen verwendet werden.

Beim Anlegen eines Betriebs entstehen sechs gespeicherte Vorlagen: Bestätigung, Anfrage erhalten, Stornierung, Option, Erinnerung und Bewertung anfragen. Bei bestehenden Betrieben werden fehlende Standardvorlagen für Bestätigung, Stornierung und Option automatisch ergänzt, ohne Ihre eigenen Texte zu ersetzen.

Über „Duplizieren“ kopieren Sie eine ganze Vorlage einschließlich Layout, Blöcken, Bedingungen, Texten und Übersetzungen. Die Kopie lässt sich unabhängig bearbeiten; sie ersetzt nicht automatisch Ihren Standard. Erst Speichern übernimmt die Änderungen.

Mindestens eine Vorlage pro Versandtyp muss bleiben. Weitere Vorlagen können Sie löschen, auch die bisherige Standardvorlage: Der Löschdialog zeigt, welche verbleibende Vorlage desselben Typs sie ersetzt. Verwendungen in Gästebenachrichtigungen und Erinnerungsregeln werden beim Speichern auf den Ersatz übertragen; der benötigte Ersatz wird dabei aktiviert. Eigene Vorlagen ohne festen Versandtyp können vollständig entfernt werden, sofern sie nicht mehr verwendet werden.

Beim Bestätigen oder Absagen einer Reservierung wird der passende Standard vorausgewählt. In „Nachrichtenvorlage“ stehen weitere aktive Vorlagen desselben Typs zur Auswahl. „Als Option bestätigen“ wechselt auf Ihre Optionsvorlagen — verschickt wird dann die Optionsvorlage, nicht etwa keine Mail. Die persönliche Nachricht ergänzt die Vorlage; mit „Bestätigen ohne E-Mail und SMS senden“ erfolgt nur die Statusänderung. Hat der Gast keine E-Mail-Adresse, meldet die App schlicht „Reservierung bestätigt.“ ohne Warnung; erst ein echter Versandfehler erzeugt die Warnung „… aber die Bestätigungsmail ging NICHT raus. Bitte den Gast selbst verständigen.“ Ein Eingabefehler (etwa eine Optionszeit nicht im Format HH:mm) wird mit dem Feldnamen gemeldet, zum Beispiel „Optionszeit von: Uhrzeit im Format HH:mm angeben.“

Für Optionsmails können Sie {{optionValidFrom}} und {{optionValidUntil}} verwenden. Diese Platzhalter enthalten die im Dialog eingegebenen Optionszeiten.

Über „Option bestätigen“ in der Nachricht öffnet der Gast seine Reservierung und bestätigt sie mit einem eigenen Knopf. Erst dieser Klick macht die Option verbindlich. Eine noch offene Anzahlung muss zuvor abgeschlossen werden.

Lehnt der Gast dort mit „Option ablehnen“ ab, ist die Reservierung sofort storniert: Der Status wechselt auf „Storniert“, Tisch, Tischplan und Optionszeitfenster werden frei, offene Vorschläge lassen sich nicht mehr annehmen. Im Dashboard erscheint eine Benachrichtigung über die Stornierung, der Gast erhält die Stornierungsbestätigung. Wurde die Option inzwischen bestätigt, storniert die Ablehnung nichts – der Gast sieht einen Hinweis und kann die bestätigte Reservierung nach dem Neuladen regulär stornieren.

Über den Sprachschalter bearbeiten Sie Betreff und Inhalte für jede aktive Widget-Sprache innerhalb derselben Vorlage. Es werden keine separaten Vorlagen je Sprache angelegt. Beim Versand zählt die Sprache der Reservierung; fehlt diese, wird die Gast- beziehungsweise Restaurant-Standardsprache verwendet.